Guida al Whistleblowing: cosa le aziende devono sapere

Mar 6, 2024

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Lo scorso 17 dicembre 2023 è entrato definitivamente in vigore il D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la “protezione delle persone che segnalano violazioni di normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto pubblico o privato”.

Che cosa prevedono in sintesi le norme e come le aziende devono adeguarsi alla nuova disciplina

Caratteristiche dei canali di segnalazione

  • l’obbligo, oltre che per vari soggetti pubblici, per tutti gli enti privati con più di 50 dipendenti o, a prescindere dal numero di dipendenti, che siano dotati di Modello 231, di istituire canali di segnalazione interni;
  • la possibilità, non solo per i dipendenti ma anche per tutti i componenti dell’organizzazione aziendale, ivi compresi gli stakeholders, di effettuare segnalazioni di qualsiasi irregolarità, condotte civilmente, amministrativamente, penalmente illecite ovvero violazioni riferibili al Codice etico/di comportamento eventualmente adottato ovvero violazioni tali da incidere sull’integrità dell’ente di cui il soggetto segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito dello svolgimento della propria attività lavorativa;
  • l’attivazione di canali per le segnalazioni che garantiscano la riservatezza dell’identità del segnalante e la protezione degli eventuali altri soggetti citati nella segnalazione. L’accesso al canale sarà consentito esclusivamente al Gestore delle segnalazioni formalmente incaricato dalla società. I canali attivati dalla società possono essere:
    • Piattaforma informatica (portale whistleblowing) – non obbligatorio;
    • Posta elettronica ordinaria / certificata dedicata – non obbligatorio;
    • Posta cartacea (lettera raccomandata A.R.) – obbligatorio;
    • Hotline telefonica dedicata – obbligatorio;
    • Possibilità di incontro diretto con il Gestore delle segnalazioni che dovrà essere fissato tempestivamente al di fuori dei locali aziendali – obbligatorio.

Il webinar sul Whistleblowing del 6 novembre 2023

Il gestore delle segnalazioni e la policy

  • La necessità di incaricare e nominare formalmente un Gestore delle segnalazioni, che abbia le caratteristiche di indipendenza, imparzialità, autonomia rispetto all’organizzazione aziendale e sia dotato di specifiche competenze in materia;
  • l’obbligo di dotarsi di una Policy che disciplini l’intera procedura di effettuazione e gestione delle segnalazioni (iter procedurale di gestione), le tutele, le responsabilità, i divieti e tutto ciò che la normativa impone di disciplinare;
  • il divieto di qualsiasi forma di ritorsione contro le persone che effettuano segnalazioni di violazioni;
  • la possibilità per gli interessati di ricorrere, a determinate condizioni espressamente indicate all’interno della Policy, a segnalazione “esterna” all’ANAC e a “divulgazione pubblica” della segnalazione in determinate condizioni espressamente indicate nella Policy;
  • l’obbligo di diffusione della Policy completa di tutte le informazioni, che dovrà essere esposta e rese facilmente visibile nei luoghi di lavoro nonché pubblicata sul sito internet della società, così da essere accessibile alle persone che, pur non frequentando i luoghi di lavoro, intrattengono rapporti con la società;

Le sanzioni per mancato adeguamento al Whistleblowing

La previsione delle sanzioni pecuniarie irrogate da ANAC in caso di mancato adeguamento al Decreto sono:

  • da 10.000 a 50.000 euro per accertamento di ritorsioni o violazione dell’obbligo di riservatezza;
  • da 10.000 a 50.000 euro se la Società non si è dotata del canale interno per le segnalazioni e della Policy whistleblowing disciplinante le procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni (ovvero non conformità al Decreto di quanto adottato);
  • da 500 a 2.500 euro nei confronti del segnalante che sia stato condannato in sede – anche solo con sentenza di primo grado – per i reati di diffamazione o calunnia; ovvero in sede civile ne sia stata accertata la responsabilità a titolo di dolo o colpa grave;
  • sanzioni di carattere disciplinare nei confronti del segnalante che abbia agito a scopo puramente diffamatorio o calunnioso; del segnalato di cui sia stata accertata la responsabilità per i fatti violativi.
  • la comunicazione alle Rappresentanze Sindacali interne o esterne – ove presenti – della Policy whistleblowing adottata, al fine di renderle edotte del contenuto dell’informativa sì che possano formulare eventuali osservazioni in proposito. È sufficiente una comunicazione a mezzo PEC indicando un periodo temporale (15 giorni) entro il quale le stesse sono invitate a formulare eventuali considerazioni, trascorso il quale si riterrà adempiuto l’obbligo di comunicazione.
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